GDPR compliancy

PRIVACY POLICY KANDIDATEN

Wij vinden uw privacy belangrijk! Binnen The Future Alliance gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle werknemers. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.

  1. Wie contacteren in geval van vragen?

The Future Alliance met maatschappelijke zetel te Patijntjestraat 169, 9000 GENT en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen, is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. The Future Alliance verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding. Uw rechten vindt u terug in punt 6 hieronder.

  1. Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

“alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie.

Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

“Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.”

  1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze kandidaten. Het gaat over de volgende persoonsgegevens:

  • Curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek;
  • Uw loon en loonfiches;
  • De persoonlijkheidstesten, rollenspelen, vragenlijsten,…
  1. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

Uw cv, motivatiebrief en notities gemaakt tijdens onze contacten, evenals de testen, proeven en vragenlijsten, worden verwerkt met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.

  1. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens van kandidaten worden 5 jaar na de eerste inschrijving bijgehouden. Na het verstrijken van de termijn van 5 jaar zult u opnieuw gecontacteerd worden met de melding dat u nog steeds in onze database zit. Indien gewenst, kan u ons meedelen dat u dit niet langer wenst.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving.

  1. Wat zijn uw rechten als kandidaat?
  • Recht op toegang en inzage

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.

  • Recht op verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dossieradministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

  • Recht van verzet

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

  • Recht van gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.

  • Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

  • Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

  • Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met:

Nathan Coppens, nathan@thefuturealliance.com, 09/222 17 27.

  • Klachten

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.

  1. Doorgifte aan derden

Sommige derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze organisaties, die handelen als verwerkers, verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.

Uw naam, voornaam, cv en het dossier dat we samenstellen na het interview, zullen ook worden doorgegeven aan onze klanten ingeval u wordt voorgesteld.

Uw kandidatendossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

  1. Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden.

  1. Technische maatregelen
    • Gebruik van virusscans, firewalls, …
    • Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
    • Versleutelde e-mails
    • Toegangsbeveiliging tot gegevens
    • Geen onbeveiligde back-ups
    • Werken op beveiligde harde schijven
  1. Organisatorische maatregelen
    • Enkel opgeleide en gekwalificeerde personen hebben toegang
    • Procedure voor incidentenbeheer
    • Policy voor werknemers & medewerkers