ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DIENSTVERLENING

Hoofdstuk 1 Algemene Bepalingen

Artikel 1:           The Future Alliance

De algemene voorwaarden voor dienstverlening regelen de betrekkingen tussen de klant en de diensten die The Future Alliance NV aanbiedt.  De diensten zijn bepaald in de overeenkomst.  De algemene voorwaarden voor dienstverlening maken integraal deel uit van de getekende overeenkomst.  The Future Alliance NV en My Future Works worden hierna vernoemd als The Future Alliance.

Artikel 2:           Schriftelijke opdracht

Vooraleer The Future Alliance overgaat tot uitvoering van diensten dient The Future Alliance een door de klant getekende overeenkomst in haar bezit te hebben of een elektronische opdrachtbevestiging. De overeenkomst afgesloten tussen de klant en The Future Alliance is een inspanningsverbintenis en geen resultaatverbintenis.

Artikel 3:           Indexering prijzen

De overeenkomst wordt aangegaan op basis van de tarieven geldig op de datum van ondertekening van de overeenkomst waarop deze algemene voorwaarden voor dienstverlening van toepassing zijn.  Indien gedurende de looptijd van een overeenkomst de index (P.C. 200) wordt aangepast, zal de vermeerdering ook van toepassing zijn op alle nog uitstaande bedragen.

Artikel 4:           Definitie Persoon

The Future Alliance heeft voor haar HR activiteiten toegang tot persoonlijke gegevens van personen. Personen zijn alle individuen die in het kader van eender welke activiteit van The Future Alliance, persoonlijke gegevens aan The Future Alliance toevertrouwen. Personen zijn onder meer maar niet gelimiteerd tot: kandidaten, medewerkers die coaching ontvangen, medewerkers die een outplacement aangaan, medewerkers of kandidaten die deelnemen aan selectieproeven en assessment centers.

Artikel 5:           GDPR

De klant dient bij raadpleging van de gegevens, de C.V. en het dossier van personen alle regels in acht te nemen met betrekking tot de wetten op de privacy en GDPR.  De gegevens die verstrekt worden door The Future Alliance aan de klant met betrekking tot personen en de opgestelde adviezen blijven eigendom van The Future Alliance. Daar de gegevens over de personen (adviesverlening, rapporten, CV’s, testen, verslagen enz.) vertrouwelijk dienen behandeld te worden, kunnen deze niet gebruikt worden voor andere doeleinden zonder voorafgaandelijk overleg en akkoord tussen partijen en de persoon. De klant verplicht zich ertoe de wettelijke verjaringstermijnen en de rechten van personen (zoals recht op vergetelheid) te respecteren. Overtredingen van deze regels hebben een automatische ontbinding van het contract tot gevolg en dit zonder kosten voor The Future Alliance. De eventuele schadevergoeding aan de persoon die hieruit zou voortvloeien is geheel ten laste van de klant.

Artikel 6 :          Niet afwerving

De klant verbindt zich er toe om zich te onthouden van alle initiatieven die tot gevolg hebben dat een werknemer van The Future Alliance wordt aangemoedigd om ontslag te nemen om in dienst te treden bij de klant en dit gedurende een periode van één jaar na de beëindiging van het contract tussen de klant en The Future Alliance.

Ingeval dit geschonden wordt, zal er per afgeworven werknemer een forfaitaire schadevergoeding van 18.000,€ exclusief BTW verschuldigd zijn teneinde de schade geleden door The Future Alliance te vergoeden.

Artikel 7:           Vertrouwelijkheid

Alle informatie die door de klant wordt verstrekt gedurende de samenwerking met The Future Alliance wordt vertrouwelijk behandeld. The Future Alliance vraagt de klant om de door The Future Alliance verstrekte informatie met dezelfde discretie te behandelen.

Artikel 8:           Betalingsvoorwaarden algemeen

Elke factuur van The Future Alliance is door de klant definitief aanvaard indien deze niet binnen de 14 dagen na ontvangst betwist wordt via aangetekend schrijven, waarbij de redenen van betwisting worden uiteengezet.

De facturen dienen te worden betaald 14 dagen na factuurdatum via overschrijving op de rekeningnummers vermeld op de facturen. Elke vervallen en onbetaalde factuur ouder dan 30 dagen zal, van rechtswege, zonder voorafgaandelijke aanmaning, verhoogd worden met een verwijlintrest van 9 % per jaar tot op de datum van algehele betaling, alsmede met een schadevergoeding gelijk aan 10% van het factuurbedrag met een minimum van 150 EUR.

De conventionele rentevoet van 9 % blijft ook na een eventuele dagvaarding van kracht. De administratiekosten voor aanmaning zullen samen met de interest worden aangerekend en bedragen 75 euro.

Bij wanbetaling van één of meer vervallen facturen zal The Future Alliance niet verplicht zijn verdere diensten uit te voeren volgens welke overeenkomst ook en tevens behoudt zij zich de mogelijkheid voor om, zonder voorafgaandelijke kennisgeving elke verdere toegang tot haar diensten stop te zetten en wordt het contract van rechtswege ontbonden ten laste van de klant die onverminderd tot betaling van het volledige contract gehouden is.

Artikel 9:           Klantenlijst

Behoudens uitdrukkelijk anders overeengekomen is het The Future Alliance toegestaan in het kader van haar activiteiten om de naam van de klant  te vermelden in haar communicatie. Deze vermelding is een vermelding van de bedrijfsnaam en of logo zonder meer en zal geen andere informatie bevatten.

Artikel 10 :        Afbeeldingen

Bij het opstarten van de samenwerking stemt u ermee in dat The Future Alliance gebruikt maakt van afbeeldingen uit uw communicatie-uitingen. De afbeeldingen kunnen worden gebruikt in vacature berichten en eventueel in referenties, tenzij vooraf anders aangegeven. U blijft de enige en exclusieve eigenaar van de beelden.

Artikel 11:         Geschillen regeling

Elk geschil dat zich voordoet tussen The Future Alliance en de klant, valt uitsluitend onder het Belgische recht en alleen de rechtbanken te Gent zijn bevoegd.

Hoofdstuk 2 Search

Artikel 12:         Kandidaten meedelen

Een introductie van een kandidaat wordt beschouwd te hebben plaatsgevonden wanneer The Future Alliance enige gegevens die een kandidaat identificeren aan de klant heeft meegedeeld, ongeacht of de klant deze kandidaat kent. De overeenkomst treedt in werking van zodra deze is ondertekend, of vanaf de afgesproken datum opgenomen in het contract.

Artikel 13 :        Profiel wijzigingen

Indien de klant in de loop van een search procedure voor een welbepaalde vacature belangrijke profielwijzigingen doorgeeft, zoals bijvoorbeeld maar niet uitsluitend, wijzigingen in de non-negotiable criteria waaraan elke voorgestelde kandidaat moet voldoen, dan wordt er een nieuwe intake gepland en zal er een nieuwe autorisatie voor de aangepaste functie gefactureerd worden.

Artikel 14 :        Shortlist

De klant zal een eerste shortlist toegeleverd krijgen zoals in het intake rapport bepaald. Indien de klant kan aantonen op basis van de non-negotiable criteria dat hij niet zijn gading vindt in de eerste shortlist (2 rapporten), dan zal The Future Alliance een tweede shortlist verzorgen en aan de klant toeleveren (max. 2 rapporten). Indien de klant niet kan aantonen op basis van de non-negotiable criteria dat hij niet zijn gading vindt in de 2de shortlist, zal de klant een extra shortlist factuur ontvangen en betalen alvorens The Future Alliance volgende kandidaten voorstelt.

Artikel 15 :        Referentiecheck

Referenties over kandidaten in search procedures worden enkel op uitdrukkelijk verzoek van de klant én enkel door The Future Alliance nagetrokken.  The Future Alliance zal enkel referenties opvragen na instemming van de kandidaat en verzekert uiterste discretie ten aanzien van derde partijen met uitzondering van de klant. Het is de klant nooit toegestaan zelf actie te ondernemen om referenties te bekomen over een kandidaat- op welke wijze dan ook – op straffe van ontbinding van de overeenkomst met The Future Alliance met volledige betaling van de honoraria en met afstand van claims die kandidaten hierover instellen.

Artikel 16 :         Waarheidsgetrouw

Kandidaten worden door The Future Alliance verzocht om absolute eerlijkheid aan de dag te leggen bij het verstrekken van informatie.

The Future Alliance is een raadgevend bureau dat zich maximaal inspant om correcte informatie en kwalitatief hoogstaand advies te formuleren maar zal nooit aansprakelijk noch verantwoordelijk zijn voor de van kandidaten bekomen informatie en de gegeven adviezen.  De contracten van The Future Alliance zijn middelenverbintenissen.

Artikel 17:         Annulering van opdracht

Bij annulering van een overeenkomst door de klant voordat een shortlist werd opgeleverd, zullen de reeds gemaakte kosten steeds doorgerekend worden aan de klant en vermeerderd met een schadevergoeding gelijk aan 50 % van de nog niet gepresteerde diensten.

Wanneer de klant een opdracht voor meer dan één maand schorst voordat een shortlist werd opgeleverd wordt dit gelijkgesteld met een annulering.

Wanneer de klant een shortlist ontvangen heeft en toch niet tot een aanwerving overgaat om eender welke reden, zal het volledige overeengekomen honorarium verschuldigd zijn.

Artikel 18:         Elke aanwerving telt

Een aanwerving vindt plaats zowel wanneer een kandidaat op tijdelijke basis wordt aangeworven als wanneer een kandidaat op een permanente basis wordt aangeworven. Het soort en type contract waarmee een kandidaat door de klant wordt aangesteld speelt geen rol om de aanwerving als dusdanig te kwalificeren.

Artikel 19 :         Extra kandidaten

Kandidaten die in de loop van de rekrutering- en evaluatieprocedure op spontane basis of via andere kanalen met de klant contact nemen en in aanmerking komen, worden door de klant doorverwezen naar The Future Alliance en worden aan een vergelijkende beoordeling onderworpen en als dusdanig in de selectieopdracht opgenomen zonder meerkosten voor zover het aantal beperkt blijft tot maximum 3.

Voor kandidaten die aan de klant zijn voorgesteld tijdens een procedure, maar niet aangeworven en dewelke binnen een termijn van 24 maanden na het verstrijken van het contract worden aangeworven door de klant of derden ten gevolgen van de klant, zal een finders fee worden betaald aan The Future Alliance gelijk aan 20% van het vast bruto jaarsalaris (= maandsalaris x 13.92) van de kandidaat met een minimum van 8.000€. De klant is hoofdelijk verantwoordelijk om The Future Alliance hiervan op de hoogte te stellen. Onder derden wordt mede verstaan zustermaatschappij, dochtermaatschappij of enig ander bedrijf waarmee de klant verbonden is, maar is daartoe niet beperkt.

Artikel 20 :         Garantie

Indien binnen een periode van 6 maanden na aanwerving een door The Future Alliance aanbevolen kandidaat wordt ontslagen en moet vervangen worden, verbindt The Future Alliance er zich toe de Search opnieuw aan te vatten en enkel de administratiekosten ten bedrage van 10 % van het contract te factureren bij de aanvang van de garantie.

Deze nieuwe search is echter beperkt in tijd, maximaal 6 maanden en gaat van start van zodra de nodige administratiekosten zijn betaald. Verder wordt deze nieuwe searchlist beperkt tot 1 nieuwe shortlist (shortlist bestaat uit 2 kandidaten die voldoen aan de non-negotiable criteria).

De garantieclausule is enkel en alleen van toepassing indien het honorarium voor de initiële overeenkomst volledig is  betaald volgens de contractuele afspraken. Er wordt geen garantie op de garantie gegeven. Er wordt geen garantie gegeven op een verlaagde fee.

Artikel 21 :        Betalingsmodaliteiten Search

Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen gelden de volgende betalingsmodaliteiten :

  1. Eén derde van het afgesproken honorarium wordt betaald bij ondertekening van de overeenkomst.
  2. Een tweede derde wordt betaald bij het doorsturen van minimum 2 rapporten van potentiële kandidaten.
  3. Het saldo wordt betaald nadat er een overeenkomst is met een aanbevolen kandidaat

Het honorarium van The Future Alliance dient betaald te worden, eender uit welke bron de kandidaat is aangebracht.

Mocht de klant in het kader van deze opdracht of binnen een periode van 24 maanden na het beëindigen van de betreffende search nog andere door de dienstverlener aanbevolen en voorgestelde kandidaten aanwerven, wordt voor elke volgende aanwerving een fee gelijk aan 20% van het vast bruto jaarsalaris (= maandsalaris x 13.92) van de kandidaat met een minimum van 8.000€ betaald.

Wanneer kandidaten die werden doorverwezen naar de klant – zonder dat er een formeel contract werd opgesteld –
door de klant worden aangeworven, dan zal door de klant een finders fee worden betaald aan The Future Alliance gelijk aan 20% van het vast bruto jaarsalaris (= maandsalaris x 13.92) van de kandidaat met een minimum van 8.000€. In dit geval is geen garantiebepaling van toepassing. Indien de klant de betreffende kandidatuur reeds in zijn bezit heeft, zal hij dat per kerende schriftelijk laten weten, zo niet wordt de kandidaat aanvaard als zijnde aangebracht door The Future Alliance.

Indien de klant vraagt om de missie gedurende meer dan 1 maand stop te zetten, dan wordt dit aanschouwd als zijnde een definitieve stopzetting van de missie en zal The Future Alliance de algemene voorwaarden toepassen zoals voorzien bij een beëindiging van een search opdracht (art. 13).

Artikel 22 :        Kosten

De redelijke transportkosten die ons door kandidaten in het kader van rekruteringgesprekken worden aangerekend, zoals in de wet voorzien, worden aan de klant doorgerekend.

Eventuele advertentiekosten op specifiek verzoek van de klant zijn steeds ten laste van de klant maar worden pas na een formele toezegging van de klant gemaakt.

De out of pocket kosten voor databases en bekendmaking van vacatures worden forfaitair berekend op 5% voor search opdrachten. Klanten  die evenwel stipt hun facturen voldoen binnen de 14 dagen, zullen deze niet aangerekend worden. Indien klanten hun eerste twee facturen buiten de voorziene termijnen betalen, zal deze voormelde 5% toegerekend worden op de slotfactuur.

Artikel 23 :        Exclusiviteit

De klant gaat met The Future Alliance een exclusiviteitscontract aan. Gedurende de looptijd van het contract zal de klant geen andere kantoren inschakelen voor dezelfde opdracht. Als andere kandidaten zich spontaan aanmelden, zullen deze worden doorverwezen naar The Future Alliance en worden zij, wanneer ze aan het profiel voldoen, aan dezelfde selectieprocedure als andere kandidaten onderworpen en desgevallend aan de shortlist toegevoegd.

Artikel 24 :        Niet afwerving

The Future Alliance verbindt er zich toe om geen medewerkers, thans tewerkgesteld bij de search klant, te benaderen in opdracht van derden binnen de 12 maanden na beëindiging van de samenwerking.

Ingeval dit geschonden wordt, zal er per afgeworven werknemer een forfaitaire schadevergoeding van 18.000,€ exclusief BTW verschuldigd zijn aan de klant.

 

Hoofdstuk 3:            Projecten

Artikel 25 :        Definitie

Onder projecten wordt elk geheel van activiteiten verstaan die onder een gemeenschappelijke noemer vallen en die geen executive search opdrachten zijn. Dergelijk geheel van activiteiten is aantoonbaar aan de hand van programma’s of memo’s of offertes die met de klant werden gedeeld en waarin concrete activiteiten en planningen worden overeengekomen of door de klant gevraagd en door The Future Alliance bevestigd.

Projecten zijn onder meer maar niet uitsluitend:

-organisatie consultancy en of begeleiding van veranderingen

-begeleiding van medewerkers

-workshops en training & development projecten

-assessment en development centers

-coaching

-outplacement.

Artikel 26:         Cijfermatige informatie

Projecten worden op verschillende wijzen begroot. Dit kan onder vorm van time&effort schattingen zijn, prijsopgaves per dossier in het project of enig andere concrete en becijferde inschatting die schriftelijk werd meegedeeld aan de klant om een concreet beeld te krijgen over de inspanningen, tijdsbesteding en kosten (bijv. aankoop van materialen en licenties) die gemaakt worden en die bij uitvoering ook zullen gefactureerd worden.

Artikel 27:         Engagement van de klant en The Future Alliance

Het engagement van de klant over de verstrekte project informatie en inspanningen wordt onder meer, doch niet uitsluitend, hard gemaakt door het verzoeken tot inplannen van de nodige tijd voor de uitvoering van de opdrachten binnen het project en/of het bevestigen dat het projectvoorstel is geaccepteerd en/of de bevestiging dat The Future Alliance is aangewezen als de uitvoerder van het project en of enige andere aantoonbare vraag die bij The Future Alliance NV leidt tot effectief inplannen van de nodige tijd, hulpbronnen, onderaannemers en voorzien van de nodige materialen en licenties.

Artikel 28:         Annulering of verdaging van projecten

Wanneer de klant, om eender welke reden, de gemaakte afspraken annuleert of in praktijk geen verder gevolg geeft aan de gemaakte afspraken en/of de uitvoering van het project uitstelt, zullen volgende schadevergoedingen aan de klant worden gefactureerd.

-wanneer de annulering of verdaging minder dan 3 (drie) maand voor de effectieve aanvang van het project gebeurt dan zal 50% van de overeengekomen prestaties en kosten worden gefactureerd;

-wanneer de annulering of verdaging minder dan 4 (vier) weken voor de effectief geplande uitvoeringsdatum gebeurt, zal 100% van de overeengekomen prestaties en kosten worden gefactureerd.

Ook wanneer een klant prestaties boekt korte tijd voor de uitvoering ervan (bijvoorbeeld 1 week) en door omstandigheden buiten zijn wil de gemaakte afspraken niet kunnen doorgaan, zal het volledige honorarium voor die prestaties worden gefactureerd, deze gereserveerde tijd en voorbereidingen zijn immers niet opnieuw verkoopbaar.