CONDITIONS GENERALES POUR PRESTATIONS DE SERVICES

Chapitre 1 Dispositions générales

Article 1:           The Future Alliance

Les conditions générales pour prestations de services règlent les accords entre le client et les services fournis par

The Future Alliance S.A.”.  Les services sont stipulés dans l’accord.  Les conditions générales pour prestations de services font partie intégrante du présent accord.  The Future Alliance S.A. et My Future Works seront référés par la suite comme The Future Alliance.

Article 2:           Ordre de mission écrit

Avant que The Future Alliance ne procède à l’exécution du service, The Future Alliance a besoin d’une copie signée du contrat par le client ou d’une confirmation digitale de l’ordre de mission .  L’accord signé entre le client et The Future Alliance est une obligation d’efforts (moyens) mais pas une obligation de résultats.

Article 3:           Indexation tarifaire

L’accord est conclu sur la base des tarifs en vigueur lors de la date de signature du contrat auquel s’appliquent les conditions générales pour prestations de services.  Si durant la validité du contrat, l’index (P.C. 200) est adapté, l’indexation sera aussi appliquée sur tous les montants restants.

Article 4:           Définition de la Personne

The Future Alliance a accès aux données personnelles des individus pour ses activités RH. Les personnes sont tous les individus qui confient leurs données personnelles à The Future Alliance dans le cadre de leur activité. Les personnes comprennent sans s’y limiter: les candidats, les collaborateurs suivant un coaching, les collaborateurs en outplacement, les collaborateurs ou candidats prenant part à une procédure de sélection ou un assessment center.

Article 5:           RGPD

Le client doit se conformer aux règles sur la vie privée et au RGPD lorsqu’il consulte les données, le curriculum vitae et le dossier des personnes.  Les données relatives aux personnes et fournies par The Future Alliance au client restent la propriété de The Future Alliance.  Les données des personnes  (conseil, rapports, CV, tests, résumés,…) sont traitées confidentiellement et ne peuvent être utilisées à d’autres fins sans concertation préalable et accord mutuel entre les parties et la personne. Le client s’engage à respecter les délais de prescription et les droits des personnes (comme le droit à l’oubli). Une violation de ces règles entraîne une dissolution immédiate du contrat et ce sans frais pour The Future Alliance. Les éventuels dédommagements payés à la personnes sont totalement à charge du client.

Article 6 :          Ne pas recruter

Le client s’engage à n’entreprendre aucune initiative visant à inciter un employé de The Future Alliance à donner sa démission en vue d’entrer au service de celui-ci, et ce durant une période d’un an après la fin du contrat liant le client à The Future Alliance.

Si toutefois cette condition n’était pas respectée, un dédommagement forfaitaire de 18.000,€ hors TVA serait réclamé par employé engagé afin de compenser le dommage subi par The Future Alliance

Article 7:           Confidentialité

Toutes les informations fournies par le client à The Future Alliance, durant leur collaboration, seront traitées de manière confidentielle. The Future Alliance demande au client de traiter les informations fournies par leur soin avec la même discrétion.

Article 8:           Conditions générales de paiement

Chaque facture émise par The Future Alliance est supposée acceptée par le client si elle n’est pas contestée dans les 14 jours de réception par courrier recommandé expliquant les raisons du litige.

Les factures doivent être payées dans les 14 jours suivant la date de facturation par virement au compte mentionné sur les factures. Toutes les factures expirées ou impayées de plus de 30 jours seront majorées, de plein droit, sans rappel préalable, d’un intérêt de retard de 9% par an jusqu’à la date de paiement total, ainsi qu’une indemnité égale à 10% du montant de la facture avec un minimum de 150 EUR.

Le taux d’intérêt conventionnel de 9% reste d’application même après un possible rappel.  Les frais administratifs de rappel seront imputés avec les intérêts et s’élèveront à 75€.

Lors d’un défaut de paiement d’une ou de plusieurs factures, The Future Alliance ne sera plus tenu de fournir aucune autre prestation, même en invoquant un quelconque accord. The Future Alliance S.A. se réserve le droit de mettre un terme à ses prestations sans notification préalable. L’accord sera annulé de plein droit aux frais du client qui devra payer la mission complète.

Article 9:           Liste de clients

Sauf toute autre mention, The Future Alliance est autorisée à mentionner le nom du client dans sa communication, dans le cadre de ses activités.  Cette mention concerne uniquement le nom ou le logo de la société et ne comprendra aucune autre information.

Article 10 :        Photos

Au démarrage de la procédure, vous acceptez que The Future Alliance utilise les images issues de votre communication. Ces images peuvent être utilisées pour la publication des offres d’emploi et éventuellement dans les références, sauf indication contraire mentionnée au préalable. Vous restez le propriétaire unique et exclusif de ces images.

Article 11:         Règlement des différends

Tout désaccord entre The Future Alliance et le client relève du droit belge et sera uniquement traité devant les tribunaux de Gand.

Chapitre 2 :  Search

Article 12:         Aviser les candidats

On considère qu’un candidat a été présenté à un client lorsque The Future Alliance a envoyé des renseignements sur ce candidat au client, que le client le connaisse ou pas. L’accord prend effet dès sa signature ou à compter de la date convenue dans le contrat.

Article 13 :        Changements de profil

 

Lors d’une procédure de recherche, si le client effectue, dans le profil pour une fonction particulière, d’importants changements, comme par exemple mais sans s’y limiter des changements au niveau des critères non-négociables auxquels chaque candidat doit répondre, alors un nouvel Intake sera planifié et une nouvelle autorisation pour le poste modifié sera facturée.

Article 14 :        Shortlist

Le client recevra une première shortlist comme convenu dans le rapport d’Intake. Si le client peut démontrer, sur base des critères non-négociables, qu’il ne peut trouver le candidat idéal dans cette première shortlist (2 rapports), The Future Alliance fournira au client une seconde shortlist (maximum 2 rapports). Si le client ne peut pas prouver sur base des critères non-négociables qu’il n’a pas trouvé ce qu’il cherche, il paiera une facture de shortslist supplémentaire avant que The Future Alliance ne lui présente de nouveaux candidats.

Article 15 :        Prise de références

Lors d’une recherche, les contrôles de référence sur les candidats seront effectués après demande explicite du client et uniquement par The Future Alliance.  The Future Alliance n’effectuera les contrôles de référence qu’avec l’accord du candidat et assure une discrétion ultime par respect pour les tiers à l’exception du client. Le client n’est en aucun cas autorisé à faire des contrôles de référence sur un candidat – de quelque manière que ce soit – sous peine de résiliation du contrat avec The Future Alliance avec paiement intégral des honoraires et renonciation aux réclamations formulées par le candidat à ce titre.

Article 16 :         Véracité des informations

Les candidats de The Future Alliance doivent être absolument honnêtes lors de la délivrance d’informations.

The Future Alliance est un bureau de consultance qui s’efforce de donner des informations ou des données qualitatives mais qui ne peut en aucun cas être tenu pour responsable des informations ou des données fournies par les candidats.  Les contrats de The Future Alliance sont des contrats de moyens.

Article 17:         Annulation de mission

En cas d’annulation d’un contrat par le client avant la présentation de la short-lis de candidats, les coûts déjà engendrés seront facturés au client et seront augmentés d’un dédommagement équivalent à 50 % des services non prestés.

Si le client suspend une mission durant plus d’un mois avant qu’une shortlist n’ait pu être présentée, cet arrêt sera considéré comme une annulation pure et simple.

Lorsque le client a reçu une shortlist mais décide de ne pas procéder à un engagement pour quelque motif que ce soit, les honoraires stipulés dans le contrat de recherche seront dus entièrement.

Article 18:          Chaque engagement compte

Le recrutement d’un candidat est effectif que ce soit sur base d’un contrat temporaire ou permanent.

Le type de contrat sous lequel le candida test engagé par le client ne joue aucun rôle dans la qualification du recrutement en tant que tel.

Article 19 :         Candidats supplémentaires

Lors de la procédure de recrutement ou d’évaluation, le client s’engage à  transmettre à The Future Alliance les candidatures qui lui parviendraient directement ou par d’autres sources. Celles-ci seront traitées de la même manière  et, le cas échéant, incluses dans le processus de sélection sans coûts supplémentaires, à condition qu’elles se limitent à  maximum 3.

Les candidats présentés au client et non engagés dans le cadre d’une mission mais qui, dans une période de 24 mois suivant la fin du contrat sont engagés, par le client ou un tiers, feront l’objet d’une facturation correspondant à 20% du salaire annuel brut (= salaire mensuel x 13.92) du candidat avec un minimum de 8.000€. Le client est tenu personnellement responsable d’en avertir The Future Alliance. Par tiers, on sous-entend également les sociétés-sœurs, les filiales ou toute autre société avec laquelle le client entretient des liens, et ceci ne constitue pas une limite.

Article 20 :         Garantie

Si, dans les 6 premiers mois suivant l’engagement du candidat, ce dernier ne donnait pas satisfaction et devait être remplacé, The Future Alliance s’engage à recommencer la recherche et facturera seulement les coûts d’administration pour un montant de 10% du contrat au début de la période de garantie.

Cette nouvelle recherche est cependant limitée dans le temps, maximum 6 mois et débute dès que les frais administratifs requis ont été payés. De plus, cette nouvelle searchlist est limitée à une shortlist (une shortlist est composée de 2 candidats potentiels).

Cette garantie n’est d’application que si toutes les factures relatives à la mission ont été honorées par le client dans les délais contractuels. Il n’y aura pas de garantie sur la garantie. Il n’ y aura aucune garantie sur des honoraires réduits.

Article 21 :        Modalités de paiement pour mission de Search

Sauf accord explicite écrit, les honoraires sont payables de la manière suivante :

  1. Un premier tiers au moment où le contrat est signé.
  2. Un second tiers à la présentation de minimum 2 rapports de candidats potentiels.
  3. Le solde, à la signature d’un contrat entre le candidat et le client.

Les honoraires de The Future Alliance sont dus quelle que soit la source où a été trouvé le candidat.

Si le client, dans le cadre de cette recherche ou durant une période de 24 mois suivant la fin de la mission, engage d’autres candidats issus de la liste sélective présentée par The Future Alliance, des honoraires correspondant à 20% du salaire annuel brut (= salaire mensuel brut x 13.92) du candidat avec un minimum de 8.000€ pour chaque engagement seront facturés.

Lorsque des candidats sont présentés et engagés par le client, sans qu’aucun contrat formel n’ait été conclu, le client payera à The Future Alliance un « finders fee » équivalent à 20% du salaire brut annuel du candidat engagé avec un minimum de 8.000€.  Dans ce cas -ci, la clause de garantie ne s’applique pas.  Si le client est déjà en possession de la candidature, il devra en faire part par écrit à The Future Alliance, sinon le candidat sera considéré comme le candidat de The Future Alliance.

Si un client demande de suspendre la mission pendant plus d’un mois, ceci sera considéré comme un arrêt définitif de la mission. The Future Alliance appliquera alors les conditions générales comme prévu lors d’une finalisation d’une mission.(art.17)

Article 22 :        Coûts

Les frais de transport raisonnables encourus par les candidats et facturés à The Future Alliance dans le cadre d’entretiens de recrutement, tels que prévu par la loi, seront refacturés au client.

Les frais de publicité éventuels à la demande expresse du client sont toujours à la charge du client mais ne seront facturés qu’avec l’accord formel de ce dernier.

Les frais «out of pocket» pour les bases de données et la publication d’offres d’emploi  sont calculés forfaitairement à un taux fixe de 5 % pour les missions de recherche. Cependant, pour les clients qui règlent leurs factures dans les 14 jours, ces coûts ne seront pas imputés.  Si les clients paient leurs deux premières factures en-dehors des délais prévus, ces 5% susmentionnés seront facturés sur la facture finale.

Article 23 :        Exclusivité

Le client conclut avec The Future Alliance un contrat d’exclusivité. Durant toute la durée du contrat, le client ne prendra aucun engagement avec d’autres entreprises pour la même mission. Si le client réceptionne des candidatures spontanées, celles-ci seront transmises automatiquement à The Future Alliance et seront soumises à la même procédure de sélection que les autres candidats et le cas échéant ajoutés à la shortlist si elles répondent aux critères du profil recherché.

Article 24 :        Ne pas recruter

The Future Alliance s’engage à ne pas approcher les collaborateurs employés par le client pour un tiers durant les 12 mois suivant la signature du contrat.

Si toutefois cette condition n’était pas respectée, un dédommagement forfaitaire de 18.000,€ hors TVA serait réclamé par employé recruté afin de compenser le dommage subi par le client.

 

Chapitre 3:   Projets

Article 25 :         Définition

Par projets, on entend tout ensemble d’activités qui relèvent d’un dénominateur commun et qui ne sont pas des missions de recrutement. Un tel ensemble d’activités est justifiable sur base de programmes, de notes ou d’offres qui ont été partagés avec le client et dans lesquels des activités et des plannings concrets ont été convenus ou demandés par le client et confirmés par The Future Alliance.

Les projets incluent, sans s’y limiter :

  • le conseil en organisation et/ou la gestion du changement,
  • l’accompagnement des collaborateurs
  • les workshops et formations & projets de dévéloppement
  • les assessements et development centers,
  • le coaching
  • l’outplacement

Article 26:         Informations numériques

Les projets sont budgétisés de différentes manières. Cela peut prendre la forme d’estimations de temps et d’efforts, d’offres de prix par dossier dans le projet ou de toute autre estimation concrète et chiffrée qui a été communiquée par écrit au client afin d’avoir une image concrète des efforts, du temps passé et des coûts (ex. achat de matériel et de licences) qui sont effectués et qui seront également facturés lors de  l’exécution.

Article 27:         Engagement du client et The Future Alliance

L’engagement du client quant aux informations sur le projet et les efforts fournis est, entre autres, mais sans s’y limiter, rendu concret par la demande de programmer le temps nécessaire pour l’exécution des missions au sein du projet et/ou la confirmation de l’approbation du projet et/ou la confirmation que The Future Alliance a été nommée en tant qu’exécuteur du projet et/ou toute autre demande justifiable qui conduit à une planification efficace du temps, des ressources, des sous-traitants et du matériel et des licences nécessaires à The Future Alliance.

 

Article 28:         Annulation ou report de projets

Si le client, pour quelque raison que ce soit, résilie le contrat ou en pratique ne donne pas suite aux accords conclus et/ou reporte l’exécution du projet, les dommages suivants seront facturés au client.

 

-si l’annulation ou le report intervient moins de 3 (trois) mois avant le démarrage effectif du projet, 50% des frais de prestations et des coûts seront facturés au client;

-si l’annulation ou le report intervient moins de 4 (quatre) semaines avant le démarrage effectif du projet, 100% des frais prestations et des coûts seront facturés au client.

Même lorsqu’un client réserve des prestations peu de temps savant leur exécution (par exemple un semaine) et en raison de circonstances indépendantes de sa volonté, les engagements pris ne peuvent avoir lieu, l’intégralité des honoraires prévus pour ces prestations sera facturée, après tout le temps consacré et les préparations ne peuvent être revendus.